おはようございます、織田慶です。
あなたはいつも、
予定通りに仕事を
終わらせることができていますか？
- 「予定通りに終わらない」
- 「やたらと修正が多い」
- 「いつも残業をしている」
こんなことで
悩んでいないでしょうか。
本日は「仕事時間のムダをなくす方法」をお伝えします。
といっても、今回のお話しは
いわゆる“時短術”とは異なります。
実行することで、
仕事のムダを減らせるので
ぜひ最後までご覧ください。
さて先ほど、
「時短術ではない」とお伝えしました。
そもそも時短術とは、ある作業を
早く終わらせるための方法です。
対して、今回お伝えするのは
作業に入る前のお話しで、
やるやらないを振り分ける方法です。
つまり、作業時間を
短くしようとするのではなく、
作業自体をなくせないかを検討するのです。
例えば、ある仕事の依頼が来た時に
- その仕事をやるべきか
- 自分一人でやるべきか
- 誰かに頼めないか
といったことを、
作業にとりかかる前に考えます。
私たちは、人に頼まれると
やってあげたいと思うものです。
それも、できれば自分一人で
処理できればと考えます。
しかし、そこで一歩引いて眺め
自分でやらなくてよいものは
断ったり人に振ったりし、
人を巻き込めるなら、チームで進めると
あなたの作業時間を減らせます。
次に、自分でやることになったら
先に相手の期待しているものを
確認するようにしましょう。
もし相手の希望と異なる物を提出すれば
差し戻しになったり
使われなかったりします。
見当違いの仕事をしてしまわないように
完成形はどのようなものなのか
事前に齟齬がないようにしておきましょう。
事実、日本マイクロソフトで
PowerPointを担当していた越川慎司氏は
このように言っています。
「日本で作られるPowerPointの
ページ枚数の24％が上司に対する
過剰な気遣いで作られてる。
826名の意思決定者を追跡したら
そのうちの8割がめくられてもいない。」
つまり、多くの人が
上司にとって不要なものを
がんばって作っているのです。
これは、前もって
必要なものを確認しておけば、
約20％の仕事を減らせるということです。
もう一つ重要なのが、
最後に振り返りをすることです。
もしムダがあった場合には、
- 何がムダだったのか
- どうしてムダが発生したのか
- どうすればムダが発生しないか
などをしっかりと洗い出して、
次回以降に活かせば
同じムダを繰り返さなくて済みます。
こうやって
ムダをなくすノウハウを蓄積して
不要な仕事をなくしていきましょう。
このように、各作業時間を短くする前に
- やるべきことを絞り込む
- 認識のズレをなくす
ことで
ムダな時間を大きく削減できます。
仕事時間を短くしたいなと思ったら
まずは「減らせる仕事がないか」
という点に目を向けてみてください。
今日もお読みいただき
ありがとうございました。
織田慶
コメント